AI in de overheid: CIO’s, pak de regie voordat het te laat is

AI-tools als ChatGPT, Microsoft Copilot en Perplexity worden volop gebruikt in de publieke sector. Soms gepland, maar vaak stilletjes, buiten het zicht van IT en security. Eén ding is zeker: deze technologie verdwijnt niet meer.

Dat betekent kansen voor innovatie en productiviteit, maar óók een groeiend risico op datalekken, juridische fouten en ongecontroleerde archiefvorming.

Voor CIO’s is dit het moment om regie te nemen. Niet door alles te blokkeren, maar door slimme kaders te stellen, compliance op orde te brengen en gebruik te faciliteren binnen veilige grenzen.

Lees ook de blog: Bouw je eigen AI-collega's

AI-gebruik zonder regie? Dit zijn de risico’s

Steeds meer medewerkers gebruiken generatieve AI in hun werk. Soms voor brainstorms of samenvattingen, maar ook voor beleidsnotities of adviesconcepten.

Zonder duidelijke afspraken en technische beheersing levert dat directe risico’s op:

• ‍Data wordt gevoed aan AI-tools zonder zicht op wat ermee gebeurt.‍
• Output kan vallen onder de Archiefwet of Woo, zonder dat iemand het weet.‍
• Besluitvorming raakt moeilijker te verantwoorden of te reconstrueren.‍
• Beveiliging en compliance komen onder druk te staan, zeker als shadow IT toeneemt.

Vooral in overheidsorganisaties is dat geen theoretisch probleem. Je bent gebonden aan wetgeving, transparantie-eisen en maatschappelijke controle.

AI-output is informatie: dus valt het onder je governance

De inzet van AI raakt niet alleen technologie, maar ook je informatiehuishouding.

Output van Copilot of ChatGPT kan archiefwaardig zijn, bijvoorbeeld als het onderdeel is van besluitvorming, beleidsvorming of adviestrajecten. Daarmee valt het — bewust of onbewust — onder de Archiefwet en de Woo.

De vraag is dus niet óf je iets moet regelen, maar hoe snel je dat doet.

Microsoft Purview geeft je grip – als je het goed inricht

Veel CIO’s beschikken al over Microsoft 365 (E5), maar benutten nog niet de volledige mogelijkheden.

Met Microsoft Purview kun je ook AI-interacties, zoals prompts en gegenereerde antwoorden onderbrengen in je informatiebeheer. Denk aan:

• ‍Retention policies die van toepassing zijn op AI-output‍
• Logging, eDiscovery en classificatie
• Beperkte toegang tot gevoelige AI-resultaten

Maar let op: dit werkt alleen als het juridisch en technisch goed is ingericht. Het vereist keuzes over bewaartermijnen, toegankelijkheid en archiefwaardigheid.

Externe tools zoals ChatGPT of Perplexity vallen hierbuiten. Wil je daar grip op, dan vraagt dat om aanvullende maatregelen, zoals integraties via API’s of het aanscherpen van beleid.

Van incidenten voorkomen naar structuur bouwen

CIO’s die nú regie nemen, voorkomen dat AI een hoofdpijndossier wordt.

Door duidelijk beleid te koppelen aan technische beheersing kun je medewerkers ruimte geven om met AI te werken zonder de controle te verliezen. Je voorkomt incidenten, blijft in control en voldoet aan wet- en regelgeving.

En minstens zo belangrijk: je creëert een fundament voor veilige, schaalbare inzet van AI in de toekomst.

Nu regie nemen? Begin bij de basis.

Een beheersbare AI-praktijk begint bij een goede inrichting van Microsoft Purview. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt: Dataretentie en compliance hoeven geen hoofdpijndossier te zijn

Benieuwd hoe jouw organisatie ervoor staat? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend verkennend gesprek.