Data zijn waardevol, maar brengen in de financiële sector ook grote verantwoordelijkheden met zich mee. De eisen rondom dataopslag en privacy worden steeds strenger, en toezichthouders zoals Stichting Toetsing (STV) houden nauwlettend toezicht. Organisaties die hun dataretentie niet op orde hebben, lopen risico op stevige sancties.
De Nederlandse verzekeraar Lifetri besloot proactief werk te maken van haar dataretentiebeleid, met het oog op de DNB Good Practice 2023 en de aankomende DORA-wetgeving. Hoewel het onderwerp al langer op de agenda stond, was dit hét moment om concrete stappen te zetten.
Bij TeamValue draait alles om efficiëntie. Daarom kozen we ervoor om bestaande middelen optimaal te benutten, aangevuld met één strategische toevoeging: Microsoft Purview. Als Microsoft-partner kennen we deze krachtige tool door en door, en hij sluit naadloos aan op Lifetri’s behoeften op het gebied van dataretentie.
Binnen slechts acht weken slaagden we erin om alle data inzichtelijk te maken en te classificeren. Dit resultaat was alleen mogelijk dankzij de intensieve samenwerking met Lifetri.
Onze aanpak
Alle data inzichtelijk maken
De eerste stap? Grip krijgen op alle ongestructureerde data. Welke data heeft Lifetri? Wat moet ermee gebeuren? En hoe slaan we deze op een gestructureerde manier op?
Om deze vragen te beantwoorden, startten we met een grondige Purview-scan, gevolgd door kwalitatieve interviews met sleutelfiguren binnen de organisatie. Dit gaf ons een compleet beeld van de datasituatie en de uitdagingen rondom databewaarbeleid.
Een gestructureerde projectaanpak
Na de analysefase ontwikkelden we een concrete projectaanpak met een helder changeplan. We wisten: data zijn altijd in beweging. Dagelijks komen er nieuwe gegevens binnen en die mogen niet vermengd raken met al opgeschoonde data.
Daarom hebben we processen opgezet om nieuwe data op de juiste manier te verwerken. We hebben ervoor gezorgd dat medewerkers precies weten hoe zij data moeten beheren in overeenstemming met het beleid.
Een retentiebeleid dat werkt voor Lifetri Groep
Bij TeamValue kijken we eerst naar wat er al beschikbaar is en bouwen daarop voort om tot een slimme en duurzame oplossing te komen. Op basis van de scan hebben we vervolgens Microsoft Purview geïmplementeerd om het databewaarbeleid effectief in te richten.
- Automatische retentieregels en geautomatiseerde classificatie
- Efficiënte archivering en verwijdering, zonder extra handmatig werk
- Duidelijke rapportages voor de business
Een duurzame way-of-work
Een succesvol databewaarbeleid draait niet alleen om technologie, maar ook om bewustwording en gedragsverandering. Daarom hielpen we Lifetri bij het opzetten van een way-of-work die beklijft, zodat data structureel goed verwerkt wordt. We gaven een gerichte awareness-training aan alle stakeholders, zodat zij de kennis konden doorgeven binnen hun afdelingen.
‘’In het land der blinden bracht Teamvalue het zicht terug – helderheid in onze complexe datastructuren, snel en zonder gedoe.”
Jeroen de Ruiter, Head of IT,] Lifetri (2025)
Het resultaat
- Data control binnen 8 weken volledig in control over de data
- Naadloze integratie zonder verstoring van bestaande processen
- Slimme automatisering voor minder risico’s en meer compliance
- Bewustwording en gedragsverandering bij medewerkers
- Een toekomstbestendig dataretentiebeleid zonder dat het complex moet zijn
Dit is het eerste project dat door een externe leverancier binnen de afgesproken tijd en budget is afgerond. Ik ben onder de indruk.”
Toenmalige CEO van Lifetri Groep (2024)
