Het TeamValue Aquarium

Heb je weleens een aquarium op kantoor gezien dat laat zien hoe gezond je organisatie is? Wie het TeamValue Aquarium voor het eerst ziet, denkt misschien aan speelgoed. Vissen veranderen van kleur, zeepaardjes bewaken de organisatiegezondheid en ook de directie zwemt mee. Toch is ons Aquarium geen spelletje. Het is een ecosysteem dat zichtbaar maakt wat er achter de cijfers gebeurt.

Organisaties sturen op omzet, uren en productiviteit. Belangrijke cijfers, maar ze vertellen vooral wat er al is gebeurd. Ze laten niet vanzelf zien waar ruimte ontstaat, wie hulp nodig heeft of hoe het staat met de tevredenheid en samenwerking binnen de organisatie. Het Aquarium brengt daarom financiële en operationele gegevens samen met signalen over capaciteit, werkdruk, medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid, samenwerking en betrokkenheid. Zo kijk je niet alleen terug, maar kun je eerder zien waar bijsturing nodig is.

Zien wat eraan komt

Medewerkers en klanten zijn de belangrijkste voorspellers van een gezonde organisatie. Loyaliteit is daarbij misschien wel de meest onbenutte winstmotor. Toch worden signalen zoals werkdruk, beschikbare capaciteit en tevredenheid vaak pas zichtbaar wanneer een probleem al bestaat. Het Aquarium brengt gegevens uit verschillende systemen samen. Welke data wordt gebruikt en hoe die in het Aquarium wordt weergegeven, is aan te passen aan de organisatie. Zo ontstaat een beeld dat past bij de onderwerpen waarop een organisatie wil sturen. De kleuren en figuren laten zien waar aandacht nodig is, waar ruimte ontstaat en waar actie gevraagd wordt.

Bij TeamValue is iedere collega een vis. Rood betekent niet dat iemand slecht presteert, maar: zoek hulp. Oranje laat zien waar ruimte ontstaat en een lampje waarschuwt twee weken vooruit. Zeepaardjes bewaken de klant- en medewerkerstevredenheid en zeesterren laten zien hoe werkbaar het werk blijft. Ook de directie zwemt mee. Niemand staat boven het ecosysteem.

Ook de organisatiecultuur krijgt een plek in het Aquarium. Signalen over tevredenheid, betrokkenheid en samenwerking worden samengebracht, zodat ze niet los van elkaar worden bekeken. Daarmee maakt het Aquarium cultuur niet tot een losse meting, maar tot een onderwerp dat zichtbaar en bespreekbaar wordt.

Van signaal naar actie

Een signaal heeft pas waarde als er iets mee gebeurt. Bij TeamValue beheert het Office Team het Aquarium. Het Office Team volgt wat er zichtbaar wordt en zet signalen door naar sales, HR of de directie. Ook gaat iemand in gesprek met de betreffende persoon of het betreffende team. Zo leidt een signaal tot een gesprek en, waar nodig, tot een besluit of actie.

Het Aquarium staat op een groot tv-scherm op kantoor en is daarmee van iedereen. Collega’s zien hetzelfde beeld en kunnen daar direct met elkaar over in gesprek. Iedere vrijdag bespreken we het Aquarium met het hele bedrijf. We kijken waar het schuurt, waar ruimte beschikbaar is en waar ondersteuning nodig kan zijn. Daardoor weten we beter waar we moeten bijsturen en kunnen we beschikbare capaciteit beter verdelen.

Dat past bij de manier waarop TeamValue werkt: werk zichtbaar maken, feedback organiseren en eigenaarschap bij de mensen in de organisatie leggen. Technologie levert daarbij niet vanzelf waarde op. Ook samenwerking en verandering moeten zijn geborgd.

Meten om te begrijpen

Het Aquarium is geen medewerkersmonitor of individueel scorebord. We meten collectief, niet individueel. Er zijn geen prestatiescores, ranglijsten of persoonlijke beoordelingen. We gebruiken minimale data en verwerken die binnen onze ISO 27001-gecertificeerde omgeving.

Dat onderscheid is bewust. Zodra je mensen afrekent op een meting, gaan ze sturen op de score in plaats van op het werk. Het Aquarium is bedoeld om signalen eerder zichtbaar te maken en het juiste gesprek op gang te brengen.

Strategie beschrijft hoe we denken

Een strategie beschrijft waar een organisatie naartoe wil. Het dagelijkse gedrag laat zien of de organisatie daar ook werkelijk naartoe beweegt. Precies dat maakt het Aquarium zichtbaar. Strategie beschrijft hoe we denken. Het Aquarium laat zien hoe we ons gedragen.

Het TeamValue Aquarium is daarmee geen extra rapportage die achteraf vertelt wat er is gebeurd. Het is een gezamenlijk beeld waarop medewerkers, HR, sales en management kunnen handelen. Waar ontstaat ruimte? Wie heeft hulp nodig? Hoe staat de organisatie ervoor? En waar moeten we nu bijsturen?

Het ziet eruit als speelgoed. Dat is met opzet. Maar daaronder zit een ecosysteem waarmee we vooruitkijken naar de gezondheid van onze organisatie: onze mensen, onze klanten en de manier waarop we samenwerken.

Benieuwd welke signalen het Aquarium binnen jouw organisatie zichtbaar kan maken? Neem contact met ons op om jouw eigen Aquarium vorm te ontwikkelen.