Een terugblik op coronatijd

Communiceren en verbinden blijft key

Met de intrede van de tweede lockdown in december merkte ik pas hoeveel energie het digitaal communiceren van mij begon te vragen. De combinatie van privé en werk, een gezin met twee koters van 1 en 3 jaar, betekende keer op keer zoeken naar die juiste balans.

Ik krijg energie van face-to-face contact en interactie met mensen.  Ik mis de dynamiek van op kantoor zijn. Op dit moment is het vooral Teams, Teams, Teams... Bellen en ijsberen op zolder. Een manier van  communiceren die het lastig maakt om verbinding met collega’s te hebben en te behouden.  

Voor coronatijd was het veel makkelijker om even bij collega’s van business of IT langs te lopen. Het bood ruimte om even kort met elkaar in gesprek te gaan over persoonlijke dingen. Die kracht van non-verbale communicatie tijdens zo’n gesprek (volgens onderzoeken ca. 33%) moet nu vooral digitaal achter een scherm plaatsvinden.  

Mijn grootste valkuilen

Het is een bijzondere periode die vraagt om aanpassingsvermogen. De afgelopen maanden heb ik vooral ervaren wat wel en niet werkt en welke valkuilen zich keer op keer voordoen. Ik neem mij elke keer voor, op dat moment, om het morgen écht anders te doen. Ik wil ze hieronder graag met je delen. Misschien open deuren, maar wel hele praktische tips die werken voor mij.

#1 Ik blijf te lang werken, zoals een ‘normale’ werkdag.  

Thuiswerken is écht anders en de hele dag doorwerken is slecht voor lichaam en geest. Lunch- en beweegmomenten schieten er bij mij in en ’s avonds actief sporten blijkt een te late break van de dag. Daarom werkt het volgende voor mij:  

• Vrije tijd inplannen. 2x 15 á 20 minuten verspreid over de dag blokken in mijn agenda. Dit geeft mij die stok achter de deur om het ook echt te doen.
• Mijn smartwatch (Galaxy Watch) op beweegmeldingen zetten en dan ook daadwerkelijk van je stoel komen bij een melding.
• Een actieve competitie met collega’s op afstand (bij TeamValue bijvoorbeeld. Hierin stimuleren we elkaar fit te blijven tijdens corona, door bijvoorbeeld de app Ommetje. Een echte aanrader en dat extra zetje in de rug).  
• Het heilige fruit- en rauwkostmoment in de ochtend en middag met mijn kinderen (als ik dat moment dreig te missen, word ik er vrolijk aan herinnerd door mijn dochtertje).  

‍

#2 Het gevoel dat ik, aan het einde van de dag, weinig heb bereikt.

De gehele dag ben ik bezig geweest met, in mijn ogen, vrij nuttige zaken. Maar toch bekruipt mij het gevoel dat ik weinig heb bereikt aan het einde van de dag. Ik heb veel overleggen gehad, wat uitwerktijd, maar het lijstje met werk lijkt niet kleiner te worden. Wat probeer ik anders te doen:  

• Ik stel aan het begin van de dag twee professionele of persoonlijke doelen op. Gewoon twee doelen, lekker overzichtelijk en haalbaar. Denk vooral niet te moeilijk. Als ik iets moet doen bij de klant op die dag, dan zet ik dat neer, bijvoorbeeld het ter review aanbieden van een (deel van een) document of een presentatie voor de volgende dag voorbereiden. Dit zijn uiteindelijk twee leuke contactmomenten met een follow-up actie bij de klant. Maar wel afgerond en van een kwaliteit waar ik tevreden over ben.  
• Stop starting, start finishing: Wanneer ik te veel werk onderhanden heb, komt er niks af. Dat geeft mij een slecht gevoel. Dus ik maak eerst een taak af, voordat ik iets anders oppak. Als er werk tussendoor komt, probeer ik dat zoveel mogelijk in te schatten op urgentie en belangrijkheid, zoals met de matrix van Eisenhower.

‍

#3 ‘Aan’ blijven staan aan het einde van de dag

Na een hele dag denkwerk merk ik dat ik soms nog met mijn hoofd bij het werk zit en eigenlijk niet in het ‘hier en nu’ ben. De smartphone ligt binnen handbereik.. Erg vervelend voor mijn partner en kinderen, want we hebben eindelijk tijd voor elkaar! Wat ik doe om uit mijn dagelijkse ‘werkbubbel’ te stappen:  

• Aan het einde van de werkdag sluit ik mijn pc af (klep dicht), pak m’n kladblok, neem 10 minuten en schrijf op wat er bij mij ‘oppopt’ zodat ik dit de volgende dag kan oppakken. Staren naar een papier i.p.v. een beeldscherm geeft mij meer rust.

• Ik leg mijn smartphone weg en pak deze pas weer na het avondeten en de rituelen met de kinderen.  

#4 Valideren, communiceren, valideren

In mijn werk is luisteren, samenvatten en doorvragen erg belangrijk. Gaandeweg een opdracht merk ik dat ik, zeker gehinderd door de digitale afstand, vaker moet valideren. Zo probeer ik zoveel mogelijk ruis of verkeerde aannames te voorkomen. Dat zit soms in de kleinste nuances die je via digitaal werken minder snel oppikt. De zogenoemde ‘Back Brief’ is voor mij key: kan ik de opdracht goed verwoorden en krijg ik bevestiging van de opdrachtgever in woord en daad?  

Dat begint bij:

• Het aannemen van de opdracht door kritisch te zijn op het gevraagde, de doelstelling en gewenste resultaten
• Het uitvoeren en afronden van de opdracht door tussentijds te valideren of het opgeleverde naar verwachting is, door bijv. een presentatie, 1-op-1 met opdrachtgever of toetsing bij stakeholders. Dat doe ik minstens twee keer in de week, zowel formeel als informeel.  

Met plezier aan het werk

Natuurlijk lukt bovenstaande niet altijd, elke dag is toch weer wat anders, maar dat mag ook! Het is niet heilig voor mij, maar ik zie het wel als een manier of prikkel om deze periode beter door te komen.  

Ik probeer gedragspatronen te doorbreken en ga op zoek naar dingen die voor mij, op dat moment, werken. Zo probeer ik allerlei dingen uit: koud afdouchen, tabata-breaks, interessante boeken lezen of tussendoor een podcast opzetten (7 habits, omdenken in opvoeding, koud kunstje, Ben Tiggelaar podcast).  

Ook in deze periode kun je met plezier aan het werk zijn. Ook als er een minder leuke opdracht bij zit. Bezig zijn met nieuwe dingen houdt mij scherp en geeft mij die frisse blik. Dit maakt het thuiswerken voor mij een stuk makkelijker.  

Uit deze vijf maanden kan ik concluderen dat ik met regelmaat moet kunnen lachen en relativeren. Maar ook blij en gelukkig zijn met wat er wél is. En dan helpt zeker met leuke collega’s die mij steunen, waar ik even mee kan praten, dollen of ideeën mee kan uitwisselen.